デスクトップアプリで業務改善(Microsoft Office Access編)

前回はクラウドサービスの導入に関してお話しましたが、今回はデスクトップアプリについてです。

デスクトップアプリとは、簡単に言えばパソコン上でダブルクリックして実行して画面上でデータ処理を行うソフトウェアです。

基本的にはデスクトップアプリは使用する各パソコンへインストールする必要があります。

今回ご紹介する方法はMicrosoft Officeのアクセスというソフトを使用してデスクトップアプリを使う方法です。

Microsoft Office アクセスとは?

Microsoft Officeの中で代表的なのは、皆さんご存知のExcel、Wordなどがありますが、 アクセス(Access)と言うソフトはMicrosoft Officeのパッケージの中の1つのソフトウェアで、データベース機能を持った非常に優れたソフトウェアです。

ただ、IT関連以外の方はおそらくアクセスを使ったことが無い、または決められた使い方しかしていないということがほとんどだと思います。

実はこのソフトだけで、データ入力画面から帳票印刷までデスクトップアプリに必要なことはほとんど出来ます

ちなみにソフトの値段ですが、2019年9月25日現在でアマゾンで、最新のバージョンMicro Soft Access 2019 が PC2台までインストール可能で 約15,000円です。

Excelとの違い

Excelはあくまで表計算ソフトなので、データベースとは異なります。もちろん例えば顧客マスタのような情報を一覧にして管理して、データベース的な使い方も出来ますが、悪い意味で自由にデータ操作が出来てしまいます。例えば数字しか入れてはいけない箇所に文字を入れたり、行・列を自由に追加・削除したりなどです。

アクセスはデータベースソフトなので、簡単に言えばデータの入れ物を作ることが出来ます。そこでは上記で挙げたようなデータ操作の制御を掛けることが簡単に出来ます。(数字しか入れてはいけないところには数字しか入れられない等)

また、データベースなのでデータの集計や抽出機能に非常に優れています。

クエリと呼ばれるデータ操作機能を使用することで、データの集計、追加、削除、更新が簡単に正確に出来ます。

また、複数のデータを1つのアクセス内に保持できるため、例えば顧客マスタと商品マスタなどの複数のマスタを一括保存して、顧客番号を入力したら顧客名を自動表示したり、商品コードを入力したら金額が自動で表示されるような仕組みも作ることができます。

ただ、その分Excelのように直感的に出来るというほどではないので、最初は参考書等を読みながら使用方法を覚える必要があるでしょう。

私はアクセスは今まで散々使ってきましたが、今でもネットで調べることはよくあります。

システムを自作来る

具体的は方法はこちらでは説明しませんが、自分で1からシステムを構築することが出来ます。

アクセスでは画面を簡単に作成することが出来るので、例えば画面を作成して、データを入力して、保存ボタンを押して保存する。データ出力ボタンを押したら入力した情報を表示またはCSVへ出力するというようなことが簡単に出来ます。

多少のプログラミングは必要になりますが、他のプログラミングに比較したら格段に簡単です。

アクセスに関しては様々な参考書が出ています。私個人としては秀和システムの書籍が読みやすくておススメです。

どのようなシステムに向いているか

基本的にはデスクトップアプリであれば何でも出来ます。例えばCSVファイルを取り込んで加工して、画面に表示したり、別のCSVまたはXMLファイルに出力するなどが可能です。

ただ、私の経験からすると複数人同時使用するとエラーになることがあるため、基本的には1人または複数人でも同時には使用しないというシステムになります。

(データベースだけ別のファイルにして、入力画面を各PCで分けてあげれば全く問題なく使えているものもあるにはあるのですが。。)

あと、 最大容量が2GBまでです。2GBというとかなり大きなファイルですが、例えば売り上げ明細データのようなデータ量が大きいものを扱う場合は注意が必要です。

また、簡単にファイルコピーが出来るので、データのバックアップがファイルコピーだけで出来ます。ただこれは長所でもあり短所でもあるのですが、アクセスのデータは全てファイル単位で保存されているため、簡単にファイルコピーが作れてしまうため、例えばデータの漏洩などに弱いです。

アクセスを開くときにパスワードを求めるような設定にすることもできますので、もし個人情報を扱う場合はパスワードを付けておいた方がいいです。

一般的な業務に関しては前回お話したクラウドサービスを使うのがコストメリットも高いうえに手軽に始められると思います。アクセスでシステムを構築する場合はどちらかというとその会社特有の業務をシステム化したいときに、あまり費用を掛けずに自作したいという場合に最も適した方法だと思います。

アクセスに関してもっと詳しく知りたい、またはシステム開発を検討したいという場合はこちらからお問い合わせください。私の実体験を元にご説明します!