業務効率化のためのシステム導入には様々な方法があります。SIer(エスアイヤー)と呼ばれる、システム導入の専門家に依頼すれば、あなたの業務にあった形のシステムを提案してくれるはずですが、中には不必要なまでの巨大なシステムを高額に売りつけるようなこともあるかと思いますので、事前にユーザー側である程度の知識を付けておくとよいでしょう。
これからお伝えするのは、システム導入を検討される方にどのようなシステムの形があるかをご説明します。
1. Excel VBA またはRPA
これは既存の仕組みをそのまま自動化しようとする方法です。Excel VBAであれば、Excel業務全般、RPAであれば他のアプリケーション（Webブラウザーやそのほかのソフト)にまたがって行われている業務です。
ものすごい複雑な内容で無ければ、Excel VBAレベルではあれば安価ですが、完全な自動化というのは難しいですので、ひとまず現状の作業を軽減する目的になるでしょう。（場合によってはこれで全て解決するかもしれません）
2. デスクトップアプリケーション（社内専用）
これは各PCにインストールして使用するソフトを開発してもらう形です。また、この場合データベースと呼ばれるデータの入れ物が必要なので、サーバーと呼ばれる機械も社内もしくはデータセンター（サーバー等を一括管理する場所）に設置する必要があります。
これで大抵の事務作業は自動化・効率化できます。ただ1つ欠点となるのが、外部からのアクセスが出来ないため、例えば社外の人がインターネットでアクセスして何か情報を閲覧、入力するということが出来ません。
1つの解決策としては、VPNと呼ばれる機能があるネットワーク機器を設置することで、外部からも社内のネットワークにアクセスできるようになります。
ただ、例えば取引先の方が社内のネットワークに入るのはセキュリティ上NGですので、あくまで社内の人間のみになります。
また、社内ネットワークのみ完結なので、データの処理速度は最も早いです。例えば大量のデータを一括で更新するなどの場合でも作り方にもよりますが、かなり高速で処理可能です。
ただ、値段に関してはどこまでの機能を盛り込んだものにするかによって異なりますが、いわばオーダーメイドですので高額になります。
3. クラウドサービス
最近はこの方法がかなり一般的になってきました。色々なサービスが各社から提供されていますが、例えば経費関係、人事関係などのようにそれぞれに特化したサービスを使うことが多いようです。
ただ、クラウドサービスはあくまで使用している企業全てに対して同じ機能を持っているので、自分の会社専用のカスタマイズは出来る範囲が限られます。
費用はだいたいどこも月額制で、使用するユーザー数などで金額が変わってきますが、とても安価です。
4. Webアプリケーション
社内社外関係なくどこからでもアクセス可能です、例えば取引先に注文をWeb上で入力してもらって、社内からはその注文状況を確認、ダウンロードするようなことも可能です。
2のデスクトップアプリケーションと比較すると、より広い範囲で使用でき、費用を掛ければデスクトップアプリケーションと同じくらいのことは出来ます。
ただ、外部からアクセスするということで、セキュリティのリスクは高くなります。もちろん開発ベンダーはその点はよく理解しているはずですが、自分でもWebサイトの安全性は必ずチェックした方がよいでしょう。
あとは、Webサイトにアクセスするときには一般的にはユーザー名・パスワードでログインする形になりますので、それらの管理も必要になります。
全体的に見ると大きな仕組みになりますので、費用も高額になります。
まとめ
これら4パターンが主流ですので、この中から現状の業務に最も適したサービスを検討することをおススメします。
もしシステム導入でご質問等ありましたら私のわかる範囲でお答えしますので、こちらにお問い合わせください！
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