Excelを使った電話対応履歴の作り方

複数人で同時共有は不可

電話対応の履歴をExcelに残していくことはどの現場でもよくある作業なのですが、Excelは残念ながら同時に複数人で編集できないため、作業者が個別にExcelに問い合わせ内容を書き込んでいく形の場合、情報の共有がなかなか大変です。Aさんの問い合わせ履歴を確認するためには、他の人はAさんの管理している毎回開く必要があります。

※ブックの共有という機能もあるにはあるのですが、セルの結合、挿入などの機能が使えなくなったり、変更履歴を反映するための操作があるなど、色々制限があります。2, 3人で共有するのでしたらそれもアリかもしれません。

データの共有にはデータベースソフトが必要

この問題を解決するためには、アクセスというソフトを使用すると、同時登録や、リアルタイムで情報の参照が可能になります。ただ同じ情報を複数人で同時に編集は出来ないので、そこはVBAプログラムの中で制御が必要になります。

ただ、ここまで来るとVBAでデータベース操作が必要になるので、Excel VBAからまた1段階レベルの高いものになります。逆に言えば、ここまで出来てしまえばある程度のシステムは自作できるということにもなります。

ここでは詳しいプログラミングの内容はお教えしませんが、データ共有のためにはアクセスまたはその他のデータベースソフトと呼ばれるアプリケーションが必要になります。

個別管理であればExcel VBAで十分

そこまでのものはいらなくて、ファイルをそれぞれが個別管理して、例えば毎日業務終了後に誰かがそれらの内容を1つのファイルにまとめるというくらいでしたら、Excel VBAで十分対応可能です。

その場合なら、例えば問い合わせ履歴に入力するときに、自動で日時が入ったり、登録しようとしているユーザー名が自動で入るなどの機能がVBAで出来たらよいかと思います。

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