業務改善、仕事の自動化、効率化がもらたす恩恵は何も仕事が楽になるとか、勤務時間が短くなるということだけではありません。
私が経験した付随してくる様々なよいことをお伝えします。
１．社員のモチベーションアップ
当たり前の話ですが、まず仕事が楽になって勤務時間が短くなることに喜ばない人はいません。（残業代が欲しい場合は別ですが…）
それにあわせて、事務方の社員は基本的には同じ作業の繰り返しです。その内容が毎日だったり週1回だったり頻度は異なるとしても、作業内容としては大きく変わることは無いでしょう。
それに満足している方であれば問題ないですが、大抵の方はそれに飽き飽きしながらも、仕事と割り切って日々作業を行っているのが大半だと思います。
そのような状況の方には、業務改善はとてもよい刺激になりますし、日ごろ行っている業務を再度見直すよいきっかけにもなります。
2. 社員間の関係改善
業務改善で必ずポイントとなるのが、異なる部署間のやり取りに関する改善です。自分の部署のみで簡潔する作業は、ベテランの方がいれば業務工数は意外と少なく、例外も発生しにくいので割と安定しています。
ところが、他部署と関係した業務になると、他部署からの依頼や指示に間違いがあり、それの確認に時間を取られるなどのように、例外が発生しやすい傾向にあります。
また、それが連続して起きたりすると、部署間の関係が悪くなることもあります。
業務改善で特にシステム導入の場合、いかにその例外が起きないようにシステムで縛りを付けるかも重要な任務となります。
それによって例外が発生しにくくなり、スムーズに業務が進めば、関係の改善にも繋がります。
3.コスト意識アップ
事務作業というのは基本的には利益を生まずに、人件費が掛かるのみです。その業務量を人件費で換算して、それがどれだけ削減出来たかを知ることで、日々の業務に対して自分自身のコストがどれだけ掛かっているかを認識することが出来ます。
もちろん具体的な給与金額で計算する必要はありませんが、おおよその金額で削減効果を算出すると、より改善の意欲も出ますし、会社の上層部へのアピールポイントにもなります。
※業務改善を人員削減のネタにはするべきではない
よく業務改善を行うと、それだったらあの部署の人減らせるんじゃないか、というような心無い意見をよく耳にしますが、それを目的にするべきではありません。
結果的に人が不要になって別の部署に異動してもらったというようなことでしたらよいですが、最初から人員削減ありきで業務改善を行おうとすると、関係者のやる気はもちろん出ませんし、本来の業務効率化という目的からずれてしまいます。
仕事の工数が減ったといって、その人は何もしなくてよくなったというわけではありません。仕事の内容が作業者から管理者に変わって、仕事の品質を上げる役割を持ちます。詳しくはこちら
管理者の方がクリエイティブで、生産的な仕事になり、これこそが本来人間が行うべきしごとです。作業はなるべくパソコンに任せるべきなのです。
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