作業者から管理者へ!

出来るかどうかは置いておいてまずは柔軟な発想から

 例えばあなたが、ある会社のお問い合わせ窓口の担当として長く勤めていて、そこで取り扱っている商品全てに関して完璧な知識を持っていて、顧客からの問い合わせにはほぼ100%の回答が出来るとします。

 毎日100件の電話が掛かってきて、1日中その対応を行っているとします。

 質問の内容は主に商品の使用方法、価格、納期で、連絡手段は電話、メール、FAXだとした場合、あなたはこの業務をどのように改善しますか?

 一番簡単な方法はホームページに情報を掲載することです。もし情報を公開出来ないのであれば、お客さんごとにログインアカウントを作って、ログインした人しか情報を見れないようにすればよいですね。

 言うのは簡単だけど、それって業者にお願いしてとんでもない費用がかかるんでしょ?と思うかもしれませんが、それは内容次第です。

 もし、例えばこのブログレベルで、誰が見てもいいものであれば、初期費用は3,000円程度、1ヶ月は1,000円しないくらいで誰でも簡単にホームページを作れます。

 ただ、もしお客さんごとにログインアカウントを作って、セキュリティも万全でとなると業者に任せてそれなりの費用はかかるでしょう。しかし、最近は個人のプログラマーに安い単価で仕事が依頼できる「クラウドワークス」や「ランサーズ」などのサービスを使えば、ある程度費用を抑えられます。

改善出来た場合を時間で計算してみよう

 もしあなたが毎日ずっとお問い合わせを答え続けるとしたら、確かにあなたのスキルや経験は生かせますが、毎日同じことを繰り返すのは辛いですし、もしあなたがお休みの日は、他の人が大変ですよね。

 もしホームページを作って、あなたが持っている知識、経験を山ほどホームページに掲載して、そのおかげで100件の問い合わせが90件に減ったとしたら、それで十分成功です!

 10件の人は問い合わせる前にホームページを見て用事が済んだわけですから、その人にとっても効率的ですし、あなたにとっては例えば1日8時間丸々働いていたとしたら、単純計算で8×60 = 480分、その10%で48分も自由な時間を勝ち得たことになります。

 もし問い合わせが50件に減ったとしたら・・4時間も自由です!あなたはその空いた時間で遊ぶのではなくて、今度はホームページにさらに情報を追加したり、古くなった情報をアップデートしたりする時間に使うのです。

 そうして、あなたは作業者ではなくてホームページ管理者に仕事が移行していきます。

何の仕事でも改善の余地はあるはず

 もちろんこれは理想の話であって、現実的にはそう簡単には行かないこともありますが、大事なことは、そういった考え方を持つです。

 今の自分の仕事はこれ以上改善のしようが無いとは思わずに、なるべく作業はコンピューターにやらせて、自分はその管理者になるということを目標として行くのが、仕事の効率化に繋がります。

 そこまでたどり着くまでは一時的には大変になるかもしれません。さきほどの例で言えば、ホームページを作成して情報をどんどん掲載していく間は、通常業務と平行して行わなければいけないから、どうしてもいつもより負荷が掛かってしまいます。

 でも、それを乗り越えた後は、今までとは違う、もっとクリエイティブで楽しい仕事になるでしょう。

 このブログで少しでもPCやプログラミングの知識を付けて、もっと仕事の効率化を広い視点から見れるようになってもらえればうれしいです!