完璧を目指さない！？
例えばあなたがある仕事を効率化するためにソフトを作成することになったとするよ。
そのときに、1年掛けて90%の効率化を図れるソフトを作るのと、1ヶ月掛けて30%の効率化を図れるソフトを作るのと、どちらがユーザーはうれしいと思う？
人それぞれだと思うけど、ボクは後者だと思うよ。今現状の仕事を少しでも楽にできれば、その空いた時間を別のことに当てられるし、最初は30%でもそれを少しずつ改良して100%に近づけていければいいんだから、とにかくまずは完璧な改善を目指さないで、少しでも仕事量を減らすことを目標にしたらいいと思うよ。
小さな改善でも意外と大きな効果
自動化する対象が例えば1ヶ月に1回、たった10分のルーチンの仕事だったとしても、それを自動化できるだけで、大きな改善になるよ。
なぜかというと、1ヶ月1回10分とは言っても、実際はもっと時間がかかる場合もあったり、うっかりその作業を忘れていて思わぬ影響が出ちゃって、結果的に仕事が増えてしまうというようなこともあるからね。
もちろん大きなシステム導入だったら、万全の体制で、緻密な計画の下、導入を進めていかないといけないけど、小さな改善だったら、見切り発車でやってみて、もしうまくいかなくても何も問題はないのだから、とにかくまずはやってみないとね。
ボクはある会社のIT部にいたことがあるけど、そのときにルーチンの仕事はほとんどなかったよ。なぜならほとんどすべて自動化したから。
ITの仕事の1つにレポートの出力っていう仕事があって。例えば販売管理システムから前日の売り上げ情報を部署ごとにまとめて、関係者へメール送信するみたいな感じの仕事ね。
1日朝に出力されるレポートは200件程あったけど、すべて自動化したから、僕はただ朝来てコーヒーを飲んでエラーのメールが届いていないか確認するだけ。
もしこれを手作業で行っていたら、きっと丸1日その仕事だけで終わってただろうね。
でもね、こういった仕事も最初から自動化したんじゃなくて、最初は例えばExcelからコピー貼り付けを繰り返して、やっとのことで作成してメールに添付して送信みたいなこともやってたんだ。
でもたまたまボクは少しプログラミングの知識、経験があったから、それを駆使して何とか自動化したんだ。
話がだいぶ逸れたけど、自動化を行う技がわかれば、あなたの仕事は劇的に改善されるし、改善が改善を呼ぶことになるよ。
改善が改善を呼ぶ
もし1ヶ月1回10分の仕事を自動化できたら、その空いた時間をまた自動化するための時間に回せばいいんだよ。そうすることで、最初は大変かもしれないけど、いつのまにかルーチンの仕事は激減しているよ。
事務処理を自動化するための方法は色々あるけど、ボクがこのブログで提案するのは、全部無料もしくは安価で、とっても簡単なものだけ。
ボクも含めて一般的な会社員の人生の大半は仕事に費やされているでしょ。もしそうなら、今までの退屈なルーチンから少しでも早く抜け出して、より充実した人生になるように、今日から自動化を始めてみよう！