事務作業に努力と根性は不要
ある日、こんなことがありました。
会社の倉庫管理システムの出荷データをファイルへ出力する仕組みが出来ないか相談されたんだ。ボクにとっては簡単な内容だったから、1時間くらいでその仕組みを作ってあげたら、その人からのお礼のメールにこんなことが書いてあったよ。
「大変助かりました。今まで週1回そのシステムの一覧画面から該当のデータを1つずつ開いて、明細情報をコピーして、Excelに貼り付けるのを200件程行っていたので、2時間位掛かっていました。」
作業の効率化が出来たことはとてもうれしかったけど、それと同時に何でもっと早く言ってくれなかったのかなーと思ったよ。
事務作業は根性でやるべきじゃない。それが１回切りの作業であれば根性で切り抜けてもいいけど、ルーチンでそんなことしてたら本当に時間の無駄だと思わない？
データベースから直接データを取るのは普通のこと
ちょっと専門的なお話をすると、業務で使うソフトって大抵の場合、データベースというものと連携してて、実はソフトを使わなくても、データベースから直接まとまった情報を取り出すことが出来るんだ。
もしあなたがさっき話したような仕事をルーチン化してたら、いますぐそれは止めて、会社のIT部門かソフトの開発会社に欲しいデータを取り出してもらえるか頼んでごらんよ。
もしその人達がよくわかっていなかったり、不親切だったら、せめてデータベースへのアクセス方法を教えてもらえればこっちのもんだよ。
データベースには色々な種類があるけど、大抵は「サーバー名」、「ユーザー名」、「パスワード」、「データベース名」くらいあればExcel等からアクセスしてデータを取れるんだよ。
データベースに関してはまた今度教えるけど、まずは無駄なコピペは極力減らすようにしてね。
