Excelでのマスタ管理の注意点

Excelに顧客情報や商品情報とかを入力してマスタ管理することは日常的にあると思います。

そういった用途としてExcelはとても便利ですが、実は色々な落とし穴があります。

まず始めに皆さんご存知のようにExcelは表計算ソフトなので、データ管理に向いていないところがあります。

例えば、顧客のマスタ情報を管理している場合、もし間違えて同じ顧客を2重で登録してもそれに気付ける機能はありませんよね。

もしくは、例えば電話番号などのように数字を入れなくてはいけないところに間違えて文字を入れてもそれを教えてくれる機能はありません。

マスタ情報で一番重要なのは、データに一貫性があって、重複しないことですが、Excelにはそれをコントロールする機能はありません。

もちろん何か専用のソフトや、マスタ管理用クラウドサービスのようなものを使えば、マスタをきれいに管理することは出来ますが、管理するデータの重要度やボリュームによってはそこまでするほどでもないということがよくあると思います。

そこで役に立つのが、Excel VBAでプログラミングするだけで、色んな制限をつけることが出来ます!

先の例で言えば、重複した情報を入れたり、数字しか入れてはいけないところに文字を入れた場合、保存出来ないようにすることが出来ます。

実際のプログラミング方法は別の投稿で教えるので、もし興味があったら是非チェックして下さい!